Müşteri: Dairy Farm Singapore
Sektör: Perakende
Çalışan sayısı: 6.500’den fazla
Mağaza sayısı: 800’den fazla
Dairy Farm Singapore, çok sayıda mağaza, ofis ve farklı cihaz tedarikçisiyle yürüttüğü baskı altyapısını daha verimli, güvenli ve merkezi hale getirmek istedi. FUJIFILM Business Innovation Singapore tarafından sunulan yönetilen baskı hizmetleri, çok fonksiyonlu yazıcılar ve bulut tabanlı doküman yönetimi çözümleriyle şirket; operasyonel verimliliğini artırdı, baskı maliyetlerini düşürdü ve ekipler arası iş birliğini güçlendirdi.
Hedef
Dairy Farm Singapore’ın temel hedefi, dijital iş yeri çözümleriyle operasyonel süreçleri modernize ederek çalışan verimliliğini artırmak ve baskı altyapısı maliyetlerini daha etkin yönetmekti.
Karşılaşılan Zorluklar
Şirketin farklı lokasyonlarında kullanılan çeşitli yazıcı markaları ve farklı tedarikçiler, yönetim süreçlerini karmaşıklaştırıyordu. Başlıca sorunlar şunlardı:
- Çok sayıda cihaz markası ve tedarikçisinin yüksek yönetim maliyeti
- Düşük çalışan verimliliği ve kesintiye uğrayan iş akışları
- Sık yaşanan cihaz arızaları ve yavaş teknik destek süreçleri
- Farklı sözleşmeler, faturalar ve kiralama durumlarının merkezi olarak takip edilememesi
- Baskı maliyetleri, kâğıt tüketimi ve kullanıcı bazlı baskı hacmi hakkında görünürlük eksikliği
- Manuel dosyalama nedeniyle belge arama süreçlerinin uzun sürmesi
- Kayıp veya yanlış konumlandırılmış evraklar
- Güvenli baskı özelliklerinin yetersizliği nedeniyle gizli belgelerin açıkta kalması
Özellikle Finans ve Muhasebe ekipleri; fatura, sözleşme ve kritik kayıtları merkezi olmayan depolama yapısı nedeniyle bulmakta zaman kaybediyordu. Yazıcı arızalarının aynı gün çözülememesi ise çalışanların baskı işlerini ertelemesine ve günlük operasyonların yavaşlamasına neden oluyordu.
“Çalışan verimliliği işimizin temelini oluşturuyor. Verimsiz iş akışları bizi önemli ölçüde etkiler. Çalışanlarımızın potansiyellerini en iyi şekilde kullanabilmesi için sezgisel ve iş birliğini destekleyen araçlara ihtiyacımız vardı.”
Sally Loo, Financial Controller (Projects), Dairy Farm Singapore
Uygulanan Dijital İş Yeri Çözümleri
FUJIFILM Business Innovation Singapore, Dairy Farm Singapore’ın baskı ortamını analiz ederek cihaz filosunu, baskı yönetimini ve belge iş akışlarını yeniden yapılandırdı.
Kullanılan Çözümler
- DocuPrint M455 df
- DocuPrint M355 df AP
- DocuCentre-IV 3065 / C3375ST
- ApeosPort-IV C3375R / C5575R
- ApeosPort-V 3065
- ApeosPort / DocuCentre-IV C5570 / 4470 / 3370 / 2270
- Managed Print Services (MPS)
- FUJIFILM Device Manager (FDM)
- Baskı yönetim yazılımı
- SharePoint Online
- Kodak Capture Pro OCR ve RPA çözümleri
Merkezi Baskı Yönetimi ve MPS
Yönetilen Baskı Hizmetleri (MPS) kapsamında kullanılan FUJIFILM Device Manager, tüm cihazların tek platform üzerinden izlenmesini sağladı. Web tabanlı sistem sayesinde Dairy Farm Singapore:
- Yazıcıların anlık durumunu takip edebildi,
- Tek tıkla kullanım raporları oluşturabildi,
- Kâğıt sıkışması ve düşük toner seviyesi gibi durumlar için anlık bildirimler aldı,
- Cihaz, kullanıcı, departman ve mağaza bazında baskı hacimlerini analiz edebildi,
- Teknik sorunlara daha hızlı müdahale edilmesini sağladı.
Şirket merkezindeki çok fonksiyonlu yazıcı sayısı, günlük ihtiyaçları karşılayacak şekilde 30’dan 20’ye düşürüldü. Böylece daha yalın, kontrol edilebilir ve maliyet açısından verimli bir baskı altyapısı oluşturuldu.
Perakende Noktaları İçin Kompakt Yazıcı Çözümleri
7-Eleven gibi daha küçük mağazalarda, günlük tarama ve baskı işlemleri için DocuPrint M455 df ve DocuPrint M355 df AP modelleri kullanıldı. Dakikada 45 sayfaya kadar baskı hızı ve 1200 x 1200 dpi çözünürlük sunan bu cihazlar; hızlı, net ve güvenilir baskı alınmasına yardımcı oldu.
Planlı baskı özellikleri sayesinde gizli belgelerin yazıcı üzerinde unutulması riski de azaltıldı.
Bulut Tabanlı Doküman Yönetimi: SharePoint Online
Dağınık belge yapısını ortadan kaldırmak için SharePoint Online devreye alındı. Bulut tabanlı bu platform, çalışanların belge ve bilgileri güvenli biçimde saklamasına, aramasına, paylaşmasına ve birlikte düzenlemesine olanak tanıdı.
Kodak Capture Pro, OCR ve RPA teknolojileriyle desteklenen çözüm sayesinde belgeler:
- Dijital ortama aktarıldı,
- Sınıflandırıldı ve kaydedildi,
- Anahtar kelimelerle aranabilir hale getirildi,
- Departmanlar arasında kolayca paylaşılabildi,
- Merkezi ve güvenli bir arşivde saklandı.
Elde Edilen Sonuçlar
Dairy Farm Singapore, baskı ve doküman yönetimi süreçlerini dijitalleştirdikten sonra ölçülebilir operasyonel iyileşmeler elde etti.
Öne Çıkan Kazanımlar
- Baskı cihazı ve kâğıt kullanımının azaltılmasıyla %20 maliyet tasarrufu
- Birden fazla tedarikçi yerine tek merkezi destek noktası
- Teknik sorunların aynı gün içinde çözülmesi
- Daha yüksek baskı hızı ve cihaz güvenilirliği
- Departman, kullanıcı ve mağaza bazında baskı tüketimini izleme imkânı
- Güvenli baskı ve kullanıcı doğrulama ile artırılmış belge gizliliği
- Yüksek kapasiteli tonerler sayesinde daha az kartuş değişimi
- Uyku modu ve toner tasarruf özellikleriyle azaltılmış enerji tüketimi
- Daha az manuel dosyalama ve daha hızlı belge erişimi
- Bulut tabanlı doküman paylaşımıyla gelişmiş ekip içi ve departmanlar arası iş birliği
- Tek sözleşme ve standartlaştırılmış cihaz filosu sayesinde kolaylaşan maliyet yönetimi
Yeni merkezi ağ yapısı sayesinde çalışanlar, bina içindeki herhangi bir uygun cihazdan güvenli baskı alabilir hale geldi. Baskı işleri yalnızca kullanıcı doğrulaması sonrasında serbest bırakıldığı için hassas ve gizli belgeler koruma altına alındı.
“FUJIFILM Business Innovation Singapore’ın üretkenlik çözümleri, operasyonel verimliliğimizi ve maliyet tasarrufumuzu artırırken çalışma ortamımızı önemli ölçüde dönüştürdü. Gerçek zamanlı analitiklerden yararlanarak baskı ortamımızı zaman içinde daha da optimize etmeyi hedefliyoruz.”
Sally Loo, Financial Controller (Projects), Dairy Farm Singapore
Dairy Farm Hakkında
Dairy Farm International Holdings Limited; süpermarket, hipermarket, market, sağlık ve güzellik mağazaları ile ev mobilyası mağazaları işleten, Asya’nın önde gelen perakende gruplarından biridir. Cold Storage, Giant, Guardian, 7-Eleven ve Jasons gibi markaları bünyesinde barındıran grup, dünya genelinde 10.000’den fazla mağazada faaliyet göstermektedir.
2019 itibarıyla 230.000’den fazla çalışanı ve 27 milyar ABD dolarını aşan geliri bulunan Dairy Farm, Singapur’da 6.500’den fazla çalışanı ve 800’den fazla mağazasıyla önemli bir perakende oyuncusudur.
